¿Qué es la gestión de procesos empresariales?

La autora de este artículo es Ma-Keba Frye, escritora de contenido SEO de MuleSoft.

Gartner define los procesos empresariales como la coordinación de las acciones de personas, sistemas y otros elementos para producir unos resultados empresariales concretos. Fundamentalmente, cuando se realizan a nivel estructural, estas actividades y tareas empresariales contribuyen a alcanzar los objetivos de la organización.

¿Qué es la gestión de procesos empresariales (BPM)?

Las soluciones de gestión de procesos empresariales (BPM) se utilizan para automatizar y mejorar los procesos empresariales en los que participan las personas y los sistemas de una organización. La gestión de procesos empresariales permite a las organizaciones evaluar, medir, modificar y observar procesos existentes, así como identificar nuevas metodologías. Los objetivos fundamentales de una solución de BPM son los siguientes:

• Mejorar la eficiencia y el rendimiento operativo
• Optimizar los flujos de trabajo
• Reducir los costes
• Minimizar los errores
• Garantizar la uniformidad de todos los flujos de trabajo
• Obtener mejores resultados

Normalmente, un sistema de BPM cuenta con una interfaz gráfica que permite dar una forma visible a los procesos empresariales, de forma que a un analista empresarial u otro empleado sin conocimientos de programación le resulte sencillo comprenderlos y verificar que reflejan la realidad del negocio. La BPM suele ser un pilar fundamental de muchas funciones empresariales. Por ejemplo, puede aplicarse para gestionar un solo proceso, como la incorporación de nuevos clientes, o bien emplearse para realizar una transformación empresarial considerable que requiera la implementación de métodos totalmente nuevos.

La finalidad principal de las soluciones de BPM es ayudar a los analistas empresariales a idear y optimizar las funciones de su organización. Estos procesos suelen abarcar periodos prolongados, con una duración de días o semanas desde su inicio hasta su finalización. Aunque hay ocasiones en las que se pueden automatizar por completo, en muchos casos es necesario que una parte interesada de la empresa participe manualmente.

La gestión de procesos empresariales en acción

Las tareas manuales y repetitivas malgastan los recursos de la empresa y el tiempo de los empleados. La BPM puede optimizar los procesos de diversos sectores, como la sanidad, los seguros, los servicios financieros y el transporte. Por ejemplo, la BPM puede mejorar un proceso de incorporación de empleados que afecte a varios sistemas, como los de RR. HH., gestión de nóminas y seguridad de las instalaciones. Otro ejemplo podría ser un proceso de comercio electrónico con un volumen bajo pero muy importante, en el que suele ser necesario que haya una intervención manual para completar una transacción.

El potencial de una solución de BPM reside en su capacidad para coordinar diferentes sistemas, empleados y procesos con el fin de mejorar el funcionamiento general de las actividades empresariales centradas en las personas. Las soluciones de BPM se centran en la definición, ejecución y supervisión de procesos. Con este contexto, las soluciones de BPM suelen optimizarse para procesos empresariales de larga duración que incluyen pasos de procesamiento manuales.

Las aplicaciones de BPM ofrecen un gran valor y permiten aplicar optimizaciones para diversos departamentos de organizaciones de diferentes sectores. Estos son algunos de los casos de uso más habituales:

• Apertura de cuentas
• Gestión de reclamaciones
• Gestión de riesgos y cumplimiento
• Datos de clientes
• Gestión de datos
• Incorporación de empleados
• Sanidad y seguros
• Concesión de préstamos
• Solicitudes de marketing
• Eficiencia operativa
• Gestión de proyectos
• Transporte

El ciclo de vida de la gestión de procesos empresariales

Al implementar y gestionar procesos empresariales, el ciclo de vida de la BPM consiste en una serie de acciones que se realizan por fases. Aunque el número de pasos y sus nombres pueden variar, el ciclo de vida de la BPM suele incluir las siguientes fases: modelado, automatización, ejecución, control, medida y optimización. Cada fase consta de actividades que pueden mejorar la eficiencia de las operaciones de una organización.

Tipos de gestión de procesos empresariales

La BPM se divide en tres categorías. Algunos procesos se pueden automatizar por completo, mientras que otros requieren intervención humana.

1. Gestión centrada en las personas: a pesar de la creciente popularidad de la automatización, las personas desempeñan un papel fundamental en las operaciones de una organización. En un proceso centrado en las personas, se da prioridad a las competencias y la participación de las personas. Son esas personas las que realizan la mayor parte del trabajo y se encargan de la toma de decisiones en lo que respecta a las próximas fases. Un ejemplo de un enfoque centrado en las personas es el proceso de contratación. Aunque los departamentos de recursos humanos modernos integran la automatización en muchas funciones, se necesita intervención humana para pasar a las siguientes fases y tomar decisiones sobre los candidatos.
2. Gestión centrada en los documentos: un proceso centrado en los documentos resulta idóneo para las organizaciones en las que los documentos desempeñan un papel muy importante. Este proceso busca optimizar los flujos de trabajo y las aprobaciones de partes interesadas en lo que respecta a documentos concretos. Puede ser útil para actividades relacionadas con el escaneo de imágenes, resúmenes e informes, revisiones y aprobaciones de documentos, etc.
3. Gestión centrada en la integración: se trata de un proceso con poca o ninguna intervención humana. La BPM centrada en la integración busca coordinar diferentes sistemas de software y garantizar que los datos viajen sin problemas por las redes de herramientas. Un ejemplo claro de este proceso es la integración de las herramientas de marketing y ventas, como los sistemas de CRM y las plataformas de automatización de marketing que transmiten información sobre las interacciones con clientes potenciales.

BPM y automatización

La gestión de procesos empresariales y sus diversas herramientas y aplicaciones no compiten con las herramientas de automatización, como las de automatización robótica de procesos (RPA), hiperautomatización, automatización inteligente de procesos, automatización de procesos empresariales (BPA) y automatización de flujos de trabajo. La BPM identifica oportunidades para mejorar los procesos empresariales y crea flujos de trabajo estratégicos, optimizados y conectados digitalmente. Por otra parte, las herramientas de automatización avanzadas proporcionan los medios necesarios para realizar dichos cambios y optimizar procesos, ampliar límites y mejorar los resultados y las operaciones empresariales. La evolución de las tecnologías robóticas, el aprendizaje automático y la inteligencia artificial ayudan a acelerar la transformación digital, mejorar la eficiencia y optimizar los procesos de las organizaciones.