¿Qué es la automatización robótica de procesos (RPA)?
La autora de este artículo es Ma-Keba Frye, escritora de contenido SEO de MuleSoft.
Según una encuesta de Deloitte Digital, el 53% de las organizaciones ya han puesto en marcha su iniciativa de automatización robótica de procesos. La RPA se considera una de las categorías de software de crecimiento más rápido, con una tasa de más del 200%. En torno a este tema se está generando un revuelo considerable, por lo que es posible que, si has llegado hasta este artículo, te estés preguntando qué es la RPA y cómo funciona.
¿Qué es la RPA y cómo funciona?
La automatización robótica de procesos (RPA) es una tecnología de software que combina robótica y automatización para realizar tareas repetitivas. La RPA es un método de automatización robótica de procesos que utiliza una aplicación o "bot" que replica las acciones de escritorio del empleado, interactuando con una interfaz de la misma manera que lo haría un ser humano.
Las herramientas de RPA registran la forma en que los usuarios realizan las tareas repetitivas y generan un script que posteriormente sigue el robot de software para realizar dichas tareas. A menudo, el script que crea el bot se basa en los clics, entradas, movimientos y acciones generales que realiza el usuario en la pantalla. El bot de RPA sigue el script para repetir esos pasos, capturando datos y manipulando las aplicaciones y sistemas, de la misma manera que una persona.
Casos de uso comunes de la RPA
La RPA se usa en diferentes sectores para automatizar las tareas empresariales más repetitivas. Muy a menudo, se utiliza "screen scraping" y otras técnicas de automatización para transferir datos de un sistema o aplicación a otro, así como para realizar una acción.
Debido a que la RPA se emplea principalmente en tareas manuales tediosas, se suele aplicar a roles, funciones y unidades de negocio que dedican un tiempo considerable a este tipo de procesos. La RPA ha jugado un papel esencial en sectores como los seguros, la banca y la sanidad, ayudando a:
- Reducir costes y mejorar la experiencia del cliente y el empleado.
- Optimizar la incorporación de clientes.
- Automatizar la extracción de datos, la entrada de datos, y el procesamiento en diferentes aplicaciones, documentos e imágenes.
- Mejorar la precisión de los procesos y el cumplimiento.
La RPA es más útil en las organizaciones donde los empleados realizan un alto volumen de tareas repetibles y donde la automatización puede liberarles para dedicar su tiempo a tareas más valiosas.
Otros ejemplos de casos de uso de la RPA son los siguientes:
- Entrada y manipulación de datos manuales (p. ej., actualizaciones de CRM)
- Incorporación de empleados o socios
- Generación de informes y agregación de datos
- Generación de documentos
- Procesamiento de nóminas
- Configuraciones de usuario
- Procesamiento de facturas y pagos
- Procesamiento de pedidos y notificaciones de envío
- Verificación de currículums y candidatos
- Gestión de gastos
- Procesos de préstamos, reclamaciones y apelaciones
- Gestión de inventario y suministro
¿Qué ventajas y retos se asocian a la RPA?
La automatización se ha convertido en un problema crítico para las empresas en esta era digital en la que las organizaciones se esfuerzan por potenciar la productividad, mejorar la experiencia de usuario y desarrollar y lanzar nuevos productos y servicios rápidamente. A medida que el mercado de tecnología RPA crece, los líderes de TI están cada vez más interesados en su capacidad para eliminar el trabajo repetitivo, optimizar las operaciones y reducir los costes. No obstante, como con cualquier nueva tecnología, la implementación supone ventajas pero también retos. A continuación indicamos los más relevantes en cada caso:
Ventajas
- Eficiencia: la RPA ha demostrado incrementar la productividad de los empleados, ya que dedican menos tiempo a tareas repetitivas. Gartner ha observado que los empleados a tiempo completo pueden ahorrar hasta un 30% de su tiempo gracias a la RPA.
- Precisión: las tareas de entrada de datos a menudo resultan más precisas si se realizan de forma automatizada en lugar de manual. Las herramientas de RPA, asimismo, cumplen íntegramente las políticas organizativas y del sector.
- Ahorro de costes: al incrementarse la productividad de los empleados, la empresa ahorra dinero. Los empleados pueden entonces realizar trabajos de mayor valor en el mismo tiempo.
- Acceso a tecnología heredada: las organizaciones que todavía utilizan tecnología heredada a menudo tienen dificultades para integrar estas herramientas con otros sistemas radicados en la nube. A través de su interfaz de usuario, la RPA proporciona un punto de entrada sencillo para intercambiar datos con los sistemas heredados.
Retos
- Reemplazo de los trabajadores humanos: una de las principales críticas que se realizan a la RPA y otras tecnologías de automatización es la potencial eliminación de la entrada de datos y otros roles de oficina.
- Falta de funciones inteligentes: la tecnología de RPA, por sí sola, solo puede realizar las tareas que copie de un script, por lo que es incapaz de aprender y mejorar el script que lleva a cabo. La nueva generación de herramientas de IA y automatización inteligente se están introduciendo para solucionar este punto ciego de la RPA.
- Complejidad de los proyectos: los proyectos de RPA transformativos suelen ser complejos y requieren una inversión de tiempo considerable para recuperar la inversión; en consecuencia, algunos de estos proyectos fracasan antes de obtener beneficios.
¿Cuál es la relación entra la RPA y la conectividad API-led?
Muchos piensan que la RPA y las API compiten entre sí: consideran que, mientras las API permiten integrar los sistemas y los conjuntos de datos, la RPA transfiere los datos de un sistema a otro. Sin embargo, hay situaciones donde un enfoque API-led podría colaborar con la RPA como mecanismo para ampliar el alcance de la integración y permitir el acceso a más puntos de conexión.
En aquellos casos en los que la automatización de procesos empresariales no sea posible para un enfoque API-led, la RPA puede ser de ayuda. Estos son algunos ejemplos:
- Un sistema carece de una API, como una aplicación o sistema heredado o local que esté altamente personalizado para la organización.
- La inversión para la creación de una API para un punto de conexión es inexistente o no llega a tiempo, por lo que puede utilizarse la RPA como parche para ofrecer acceso temporal al sistema.
- Diferentes equipos gestionan la automatización y la integración.
Soluciones como MuleSoft RPA hacen posible el modelo de empresa componible al sustituir las tareas repetitivas por bots que procesan documentos, introducen datos y actúan en nombre del usuario de manera inteligente y sin necesidad de código. Esta automatización completa del negocio impulsa la innovación y la colaboración, optimiza los procesos, aumenta la eficiencia y la velocidad, y permite a los usuarios integrar y automatizar con sistemas heredados desconectados. Con MuleSoft RPA, los clientes disponen de las mejores funciones de integración, gestión de APIs y RPA para transformar sus negocios en empresas componibles.