O que é EDI?

O que é EDI? EDI significa Electronic Data Interchange ou troca eletrônica de dados e é a forma como as empresas interagem entre si para permitir a comunicação entre negócios. Alguns exemplos desses tipos de comunicações são o envio de pedidos de compra ou de faturas. Essas comunicações também podem ser específicas de um setor. No contexto de seguros, por exemplo, a conciliação e o pagamento de sinistros usam mensagens de EDI. Na área da saúde, a EDI pode ser usada para comunicar informações dos pacientes, como a transferência de pacientes entre hospitais.

Em geral, os documentos de EDI contêm as mesmas informações que podem ser encontradas em um documento impresso que realiza a mesma função de negócios. Por exemplo, um pedido EDI 940 de envio do depósito é usado pelos fabricantes para informar a um depósito que ele deve enviar produtos a um varejista. Geralmente, ele inclui endereços de envio e cobrança, bem como uma lista de número e quantidades de produtos. A EDI é usada para a comunicação B2B em vários setores, como saúde, transporte, engenharia etc.

As vantagens de usar a EDI

De acordo com a Forrester Research, a EDI continua provando seu valor como um formato eletrônico de dados de mensagem. Essa pesquisa afirma que "o volume anual de transações globais de EDI ultrapassa 20 bilhões por ano, e esse número está aumentando". A migração para a EDI proporciona vários benefícios às empresas:

• Permite o controle do inventário pelo fornecedor
• Aumenta a velocidade das transações
• Melhora a visibilidade
• Aprimora a precisão dos documentos
• Reduz o tempo de entrega
• Economiza dinheiro

A importância dos padrões de EDI

A tecnologia por trás da EDI tem cerca de 20 a 30 anos de idade e foi projetada para substituir o fax, as correspondências postais e os e-mails. Para muitas empresas, substituir a comunicação direta entre humanos, seja por meio de correspondências impressas ou eletrônicas com mensagens automatizadas de EDI, gerou muita economia. Mas como as mensagens de EDI são automatizadas, elas devem ter um formato padrão.

Há vários padrões de EDI, como ANSI, EDIFACT, TRADACOMS e ebXML. Cada padrão tem diferentes versões, por exemplo, ANSI 5010 ou EDIFACT versão D12. Isso pode gerar problemas quando as empresas precisam se comunicar com diferentes padrões de EDI. As empresas terão que combinar o padrão de EDI que será usado ou usar algum tipo de serviço de tradução, seja um software interno ou um prestador de serviços de EDI. Os padrões de EDI prescrevem informações opcionais e obrigatórias para qualquer documento específico e estabelecem regras para a estrutura do documento.

Quando um documento de EDI é criado, como uma fatura, a ordem do texto e a ordem dos campos de dados desse texto são os elementos que conferem significado a ele. Esse texto deve seguir estritamente o padrão de EDI ou, caso contrário, os sistemas de envio e recebimento não conseguirão entender o documento. O padrão define exatamente onde e como estará cada informação do documento. Uma mensagem de EDI abrangerá um só documento de negócios, por exemplo, um pedido de compra, uma fatura ou um aviso de embarque.

Em muitos setores, a troca de mensagens B2B de documentos eletrônicos continua sendo o meio pelo qual é possível realizar os principais processos de negócios. A EDI não desaparecerá tão cedo.

As desvantagens da EDI

Os documentos de EDI não são necessariamente legíveis por humanos. Este é um exemplo de uma mensagem de EDI:

Muitas vezes, as empresas descobrem que o uso de mensagens de EDI pode agregar tempo e complexidade aos processos de integração de parceiros e cadeias de suprimentos, mas como elas são padrão nas comunicações B2B, seria difícil parar de usá-las. Muitas empresas se perguntam como permanecer ágeis e inovadoras enquanto continuam realizando comunicações B2B usando os padrões de mensagens de EDI.

Uma nova abordagem de EDI

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