Qu'est-ce que l'automatisation robotisée des processus (RPA) ?

Cet article a été rédigé par Ma-Keba Frye, rédactrice de contenu SEO chez MuleSoft.

Selon une étude réalisée par Deloitte Digital, 55 % des organisations auraient d'ores et déjà entamé leur parcours d'automatisation robotisée des processus (RPA). Avec un taux de croissance de plus de 200 %, la RPA est l'une des technologies logicielles qui connaît le développement le plus fulgurant. Ce sujet est sur toutes les lèvres. Mais si vos recherches vont ont conduit jusqu'à cet article, c'est sans doute qu'une question vous taraude : mais, au fait, qu'est-ce que la RPA et comment ça marche ?

RPA : définition et principe de fonctionnement

RPA est l'acronyme anglais de « Robotic Process Automation », que l'on pourrait traduire par « automatisation robotisée des processus » ou encore « automatisation des processus par la robotique ». Il s'agit d'une technologie logicielle qui associe la robotique et l'automatisation pour exécuter des tâches répétitives. La RPA est une méthode d'automatisation des processus métiers qui utilise une application (un « robot ») pour répliquer les actions bureautiques d'un employé en interagissant avec une interface à la manière d'un opérateur humain.

Les outils RPA sont capables d'enregistrer les tâches répétitives exécutées par des utilisateurs et de générer un script qui sera ensuite suivi par le robot logiciel pour réaliser cette même tâche. Bien souvent, le script créé par ce robot est dérivé des clics, des saisies, des mouvements et des actions générales exécutées par l'utilisateur à l'écran. Le robot RPA suit alors le script pour répéter ces étapes, en capturant les données et en manipulant les applications et les systèmes exactement comme le ferait un utilisateur humain.

Quelles sont les applications courantes de la RPA ?

La RPA est utilisée dans divers secteurs d'activité afin d'automatiser des tâches métiers répétitives. Les entreprises ont généralement recours à des captures de données d'écran et à d'autres techniques d'automatisation pour déplacer des données entre plusieurs systèmes ou applications ou pour exécuter une action.

La RPA étant essentiellement utilisée pour les tâches manuelles et fastidieuses, elle est souvent appliquée dans les rôles, fonctions et entités commerciales qui consacrent énormément de temps à ces types de processus. La RPA a joué un rôle essentiel dans les secteurs de l'assurance, des services bancaires et de la santé, où elle a pu offrir de nombreux avantages :

Réduction des coûts et amélioration de l'expérience des clients et des employés
Rationalisation de l'intégration des clients
Automatisation de l'extraction de données, de la saisie de données et du traitement des données sur l'ensemble des applications, documents et images
Amélioration de la précision et de la conformité des processus

La RPA est tout particulièrement utile dans les organisations où les employés sont amenés à exécuter d'importants volumes de tâches reproductibles et où l'automatisation peut leur permettre de gagner du temps pour mieux se concentrer sur des tâches à plus haute valeur ajoutée.

La RPA peut également être utilisée dans d'autres scénarios :

Saisie manuelle et manipulation de données (par exemple, mises à jour du système CRM)
Intégration des employés ou partenaires
Création de rapports et agrégation de données
Génération de documents
Traitement de la paie
Configuration des utilisateurs
Traitement des factures et paiements
Traitement des commandes et notifications d'expédition
Vérification des CV et des références des candidats
Gestion des dépenses
Processus de traitement des prêts, réclamations et recours
Gestion des stocks et de l'approvisionnement

Quels sont les avantages et inconvénients de la RPA ?

L'automatisation est devenue un enjeu stratégique à l'ère du digital où les entreprises se démènent pour gagner en productivité, améliorer l'expérience client, et développer et commercialiser rapidement de nouveaux produits et services. Alors que le marché des technologies RPA est en plein essor, les responsables IT manifestent de plus en plus d'intérêt pour leurs capacités à éradiquer les tâches répétitives, à rationaliser les opérations et à réduire les coûts. Mais si toutes les nouvelles technologies présentent des avantages, leur mise en œuvre soulève également certains défis. Vous en trouverez ci-dessous une liste non exhaustive :

Avantages

Efficacité : la RPA est réputée augmenter la productivité des employés, en leur permettant de consacrer moins de temps à des tâches répétitives. Selon Gartner, la RPA permettrait de réduire de 30 % le temps de travail global des employés à plein temps.
Précision : l'automatisation permet généralement de saisir des données avec plus de précision que lorsque cette tâche est effectuée manuellement. Les outils RPA peuvent également être 100 % conformes aux politiques du secteur et de l'organisation.
Réduction des coûts : l'augmentation de la productivité des employés permet aux organisations de réaliser des économies. Les employés sont en mesure d'exécuter davantage de tâches à plus haute valeur ajoutée sans allonger leur temps de travail.
Accès aux technologies legacy : les organisations qui utilisent encore des technologies legacy ont souvent du mal à intégrer ces outils à d'autres systèmes basés sur le cloud. Via l'interface utilisateur, la RPA offre un moyen simple de transférer les données vers et depuis les systèmes legacy.

Défis

Remplacement des travailleurs humains : le risque de suppression de certains postes administratifs associé à la RPA, comme à toute autre technologie d'automatisation, est fortement décrié.
Absence de fonctionnalités intelligentes : la RPA, lorsqu'elle est utilisée seule, ne peut exécuter que des tâches copiées à partir d'un script, sans aucune possibilité d'apprendre ou d'améliorer le script en question. On assiste aujourd'hui au déploiement d'une nouvelle génération d'outils d'IA et d'automatisation intelligente spécialement conçus pour combler cette lacune.
Complexité des projets : les projets RPA de transformation ont tendance à être relativement complexes et imposent un certain délai avant de constater un retour sur investissement. Il arrive donc parfois que certains projets RPA échouent avant de porter leurs fruits.

Quel est le lien entre la RPA et la connectivité fondée sur les API (API-led Connectivity) ?

D'aucuns pensent que la RPA et les API se font de l'ombre, convaincus que les API facilitent l'intégration des systèmes et des ensembles de données, alors que la RPA ne fait que récupérer les données d'un système à l'autre. Il existe cependant certaines situations où une approche orientée API peut exploiter la RPA pour produire un mécanisme permettant d'élargir la portée de l'intégration et de faciliter l'accès à un plus grand nombre de terminaux.

La RPA peut aussi être utilisée lorsqu'une approche orientée API ne permet pas encore d'automatiser les processus métiers. Exemples :

Aucune API disponible pour un système donné, par exemple une application legacy ou on-prem, ou encore un système qui a nécessité un énorme travail de personnalisation
Retard ou absence d'investissement dans la création d'une API pour un terminal donné (la RPA peut alors être utilisée comme un palliatif pour assurer un accès temporaire au système)
Différentes équipes chargées de gérer l'automatisation et l'intégration

Des solutions comme MuleSoft RPA permettent de remplacer les tâches répétitives par des robots capables de traiter intelligemment les documents, de saisir des données ou d'agir au nom de l'utilisateur, le tout sans la moindre ligne de code. Cette automatisation de bout en bout des processus métiers renforce l'innovation et la collaboration, rationalise les processus, améliore l'efficacité et la rapidité, tout en permettant aux utilisateurs d'intégrer leurs systèmes legacy cloisonnés et de les exploiter pour l'automatisation. Avec MuleSoft RPA, les clients bénéficient des meilleures fonctionnalités d'intégration, de gestion d'API et de RPA pour que l'organisation devienne une « entreprise composable ».