Grâce à l'automatisation, l'INSEAD perfectionne l'expérience des étudiants et du personnel

Enjeu

Créer une expérience connectée pour permettre à tous d'étudier en ligne, depuis partout

L'INSEAD est une grande école de commerce qui propose l'un des meilleurs MBA au monde. L'école parvient rester à la pointe de son secteur en offrant à ses étudiants ainsi qu'à ses enseignants des expériences de premier rang. Pourtant, son vaste écosystème technologique de plus de 100 applications cloisonnées empêchait l'INSEAD de répondre correctement aux attentes de chacun. Cette situation dégradait l'expérience des étudiants, en particulier au moment de l'inscription et de la définition de leur emploi du temps. Par ailleurs, cela impliquait une surcharge de tâches manuelles pour le personnel administratif et augmentait les coûts de maintenance IT.

L'INSEAD avait donc besoin d'une nouvelle approche d'intégration pour décloisonner ses données, connecter les différents systèmes stratégiques entre eux et enfin proposer à ses étudiants et enseignants du monde entier une expérience éducative parmi les meilleures du secteur.

Objectifs

Offrir des conditions d'enseignement exceptionnelles

Pour proposer une expérience digitale fluide aux étudiants et aux enseignants, l'INSEAD devait :

• réduire le nombre de tâches manuelles et mettre en place une vue unifiée de l'emploi du temps des étudiants, en intégrant une nouvelle plateforme de planning à des systèmes existants ;
• améliorer les opérations commerciales en modernisant les systèmes legacy grâce à Sales Cloud de Salesforce ;
• automatiser l'inscription des étudiants pour la rendre plus efficace et moins coûteuse, intégrer les principales applications pédagogiques (par exemple Canvas), et les systèmes legacy (comme Oracle PeopleSoft).

Solution

Optimiser les procédures d'inscription et de création des emplois du temps

Automatiser l'édition des emplois du temps

Pour l'INSEAD, l'objectif prioritaire était de limiter les tâches manuelles liées à la planification des cours. Il s'agissait aussi de créer une vue d'ensemble sur les emplois du temps des étudiants grâce à TimeEdit, une nouvelle plateforme dédiée. Initialement, cette plateforme ne permettait pas de charger les fichiers Excel comportant les emplois du temps, ce qui obligeait l'équipe à planifier des milliers de cours manuellement. Résultat : des semaines de travail supplémentaire à chaque semestre. En créant des API sur Anypoint Platform™, l'INSEAD a fourni une fonctionnalité facile à utiliser qui permettait de charger sur TimeEdit les emplois du temps au format Excel en quelques minutes.

« En outre, la qualité supérieure des fonctionnalités de gestion des erreurs fournies par la plateforme permettent de les identifier rapidement, ce qui facilite la planification des cours pour des milliers d'étudiants », explique Choo Tatt Saw.

L'INSEAD rencontrait également des difficultés avec les planificateurs issus d'autres départements, habitués à utiliser leurs propres outils spécialisés. Pour résoudre cette problématique, l'INSEAD a créé une API qui intègre Canvas (son système d'information dédié aux étudiants) à TimeEdit, ainsi qu'à sa plateforme d'apprentissage et à Microsoft Azure BOT. Grâce à ces intégrations, le personnel a désormais une vue d'ensemble sur la planification des cours, le tout en continuant à utiliser ses outils de prédilection.

Optimiser les procédures d'inscription

L'INSEAD a automatisé ses processus d'inscription en adoptant l'approche fondée sur les API de MuleSoft. Cette initiative a non seulement amélioré l'efficacité de ses équipes en minimisant les tâches répétitives mais aussi réduit les coûts. Par exemple, l'INSEAD a créé une source unique de référence dans PeopleSoft, le système d'information dans lequel le personnel saisissait toutes les données relatives aux cours. Une solution particulièrement pertinente si l'on considère que la mise en place de la plateforme d'apprentissage Canvas avait doublé la charge travail du personnel avait doublé, car il fallait saisir des données identiques dans deux systèmes différents. En plus du travail que cette double saisie manuelle représentait, le nombre d'erreurs avait augmenté.

Pour résoudre cette problématique, l'INSEAD a utilisé une API pour intégrer les données de PeopleSoft et les envoyer à Canvas.

« L'intégration entre PeopleSoft et Canvas fait gagner du temps au service des diplômes tout en rendant notre processus d'inscription plus précis. Au bout du compte, cela bénéficie aussi à nos étudiants », explique Raphael Degrave, directeur de l'architecture et du digital. « En outre, la réutilisation de l'API Canvas pour un autre projet nous a permis de réduire notre temps de développement de trois mois à deux jours. »

Moderniser ses CRM

L'autre objectif de l'INSEAD consistait à moderniser ses CRM legacy en mettant en place Sales Cloud de Salesforce pour le département en charge de l'Executive Education. À l'aide d'Anypoint Platform de MuleSoft, l'école a créé des API pour permettre aux enseignants et au personnel administratif d'accéder aux informations des étudiants dans Sales Cloud (par exemple leur profil, leur relevé de notes et leur expérience professionnelle), en toute sécurité. Auparavant, ces données essentielles étaient éparpillées entre plusieurs systèmes différents. Grâce à l'intégration avec MuleSoft, Sales Cloud est devenu le système d'information principal de l'INSEAD. Les tâches quotidiennes des enseignants et du personnel administratif sont désormais traitées plus rapidement puisqu'il n'est plus nécessaire de se connecter à différents systèmes.

« Les API créées avec MuleSoft connectent de nombreux systèmes stratégiques à Sales Cloud, tels que l'ERP PeopleSoft et Eloqua, notre plateforme marketing », affirme Raphael Degrave. « De plus, grâce à MuleSoft, nous avons déployé Sales Cloud 3 fois plus rapidement que si nous l'avions fait en utilisant du code personnalisé. »

Résultats

Une productivité renforcée dans toutes les équipes, avec plusieurs semaines de travail éliminées chaque semestre

« Jusqu'à présent, MuleSoft nous a permis de créer 36 API. Celles-ci ont amélioré les processus de toute l'organisation et ont réduit de 60 % le nombre de tâches manuelles », rapporte Manoj Lasantha, architecte des solutions à l'INSEAD.

MuleSoft a également permis d'accélérer de 44 % les délais de développement, ce qui a permis d'économiser en moyenne 80 heures de travail pour chaque nouvelle intégration.

Raphael Degrave conclut : « Sur les quatre API que nous avons créées avec MuleSoft, trois ont été réutilisées pour d'autres intégrations. Celles-ci ont permis de se passer d'un recours à du code personnalisé, dont le développement aurait été coûteux et chronophage. »

Cette initiative donne à l'INSEAD les moyens d'offrir à ses étudiants une expérience pédagogique de grande qualité, et prouve qu'une approche fondée sur les API permet de rationaliser et d'améliorer le partage des données.

Les succès rencontrés par l'INSEAD dans la mise en place de ces intégrations fondées sur les API, ainsi que la réduction du taux d'erreurs dans la synchronisation des données, ont encouragé les équipes à utiliser MuleSoft pour repenser toutes leurs intégrations basées sur du code personnalisé. « À long terme, nous souhaitons tirer parti de MuleSoft pour mener à bien des initiatives métiers stratégiques, notamment la refonte de notre portail dédié aux anciens étudiants et nos plateformes RH et financière », déclare Raphael Degrave. « MuleSoft sera amené à jouer un rôle crucial dans ces initiatives, en simplifiant les connexions entre divers services. »