Was ist EDI?

Was ist EDI? EDI steht für Electronic Data Interchange (elektronischer Datenaustausch). Dabei geht es darum, wie Unternehmen miteinander zusammenarbeiten, um B2B-Kommunikation zu ermöglichen. Bei den Kommunikationen kann es sich zum Beispiel um die Übermittlung von Bestellungen oder Rechnungen handeln. Diese Kommunikationen können auch branchenspezifisch sein. Im Versicherungswesen werden Forderungsabgleiche und -zahlungen beispielsweise über EDI-Nachrichten abgewickelt. Im Gesundheitswesen könnte EDI für die Kommunikation von Patientendaten verwendet werden, zum Beispiel bei der Verlegung von Patienten in ein anderes Krankenhaus.

Im Allgemeinen umfassen EDI-Dokumente dieselben Informationen wie ein Papierdokument mit derselben Geschäftsfunktion. Zum Beispiel wird ein EDI-940-Versandauftrag von Herstellern verwendet, um ein Lager zu informieren, dass Produkte an einen Einzelhändler versendet werden müssen. In der Regel enthält er die Versand- und Rechnungsadresse sowie eine Liste der Produktnummern und -mengen. EDI wird in vielen Branchen wie zum Beispiel im Gesundheits-, Transport- und Ingenieurswesen für die B2B-Kommunikation verwendet.

Die Vorteile der Verwendung von EDI

Laut Forrester Research bewährt sich EDI auch weiterhin als wertvolles elektronisches Nachrichtendatenformat. Die Forschungsergebnisse zeigen, dass „weltweit jährlich über 20 Milliarden EDI-Transaktionen erfolgen und ein wachsender Trend zu beobachten ist“. Die Einführung von EDI bringt für Unternehmen viele Vorteile mit sich:

• Kontrolle über den Bestand für Lieferanten
• Schnellere Transaktionen
• Mehr Transparenz
• Fehlerfreiere Dokumente
• Kürzere Bearbeitungszeiten
• Kosteneinsparungen

Die Bedeutung von EDI-Standards

Die Technologie, auf der EDI basiert, ist 20-30 Jahre alt und wurde als Ersatz für Fax, Briefpost und E-Mail entwickelt. Durch das Ersetzen der Kommunikation in Form von papierbasierter oder elektronischer Post durch automatisierte EDI-Nachrichten haben viele Unternehmen Kostenvorteile erzielt. Da EDI-Nachrichten automatisiert sind, müssen die Nachrichten ein Standardformat aufweisen.

Es gibt zahlreiche EDI-Standards wie ANSI, EDIFACT, TRADACOMS und ebXML. Für jeden Standard gibt es verschiedene Versionen, zum Beispiel ANSI 5010 oder EDIFACT Version D12. Deshalb können Probleme entstehen, wenn Unternehmen mit verschiedenen EDI-Standards kommunizieren. Die Unternehmen müssen sich entweder auf einen EDI-Standard einigen oder einen durch interne Software oder einen EDI-Service-Anbieter bereitgestellten Konvertierungsservice verwenden. EDI-Standards legen obligatorische und optionale Informationen für ein bestimmtes Dokument sowie Regeln für die Dokumentstruktur fest.

Bei der Erstellung eines EDI-Dokuments, zum Beispiel einer Rechnung, spielen die Reihenfolge des Texts und der Datenfelder innerhalb dieses Texts eine wichtige Rolle. Dieser Text muss dem EDI-Standard entsprechen. Wenn dies nicht der Fall ist, können die Sende- und Empfangssysteme das Dokument nicht verstehen. Der Text definiert genau, wo und wie jede Information im Dokument gefunden wird. Eine EDI-Nachricht umfasst ein einziges Unternehmensdokument, wobei es sich um eine Bestellung, Rechnung oder einen Versandavis handeln kann.

In vielen Branchen ist der Austausch elektronischer Dokumente bei der B2B-Kommunikation weiterhin die gängige Methode für die Transaktion wichtiger Geschäftsprozesse. EDI wird auf absehbare Zeit erhalten bleiben.

Die Nachteile von EDI

EDI-Dokumente können von Menschen nicht unbedingt gelesen werden. Hier ist ein Beispiel einer EDI-Nachricht:

Unternehmen stellen oft fest, dass Lieferketten- und Partnereingliederungsprozesse durch die Verwendung von EDI-Nachrichten zeitaufwendiger und komplexer werden. Da es sich jedoch um eine Standardmethode der B2B-Kommunikation handelt, kann EDI nicht so einfach abgeschafft werden. In vielen Unternehmen stellt sich nun die Frage, wie sie innovativ und agil bleiben und gleichzeitig die B2B-Kommunikation über EDI-Nachrichtenstandards beibehalten können.

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